情報開示請求の手順

公立大学法人 首都大学東京は、東京都情報公開条例の実施機関の一つとされており、手続きを踏んで公文書の情報開示請求を行うことができます。

その手続きについては法人公式webの情報公開制度についてに記されていますが、手順をもう少しかみ砕いて解説します。

1.請求先を確認する

情報開示請求は所管する各課で受け付けています。よって、自分が知りたい情報はどの課が所管しているのかを調べる必要があります。

不明な場合は、【総務部総務課監査・内部統制係】へ、電話やFAX、メールにて問い合わせることができます。

名称変更に関しては、概ね、

だろうと思いますが、まずは【総務部総務課監査・内部統制係】へ問い合わせることをお勧めします。

2.開示請求書を書く

法人公式webの情報公開制度についてに様式が公開されています。word版、pdf版、好きな方を使用し、記入例に従って書けば問題ありません。

3.開示請求書を提出する

郵送、直接提出、どちらでも構いません。郵送の場合は、送り状をつけることもできます。別途の希望があればその送り状に書いてもよいでしょう。普通郵便でも受け付けてもらえますが、郵送中の万一の事故の可能性もあります。

直接提出は、その課の所在を調べる必要があり、若干ハードルが高くなります。

4.請求書の受付の確認

郵送の場合、メールや郵送で受付印を押された請求書の、おそらくコピーが送られてきます。

直接提出の場合は、その場で「備考」欄に受付印をもらうことになります。また、場合によっては5.公開を求める文書についての確認がこのタイミングで、ということもあります。

筆者の知り合いの際は、請求者･受付先とも不慣れだったので、このあたりが後日改めて、となったようです。特に学内の方は慣れていない可能性が高いため、お互いに確認しながら進めた方がよいでしょう。

5.公開請求対象の文書の確認

場合により、どのような文書の開示を希望するのかなどのやりとりがあります。もっとも、請求者側がどんな文書があるかを把握しておくのは難しいため、公開を求める意図などを伝えるとよいでしょう。

6.決定の通知の受け取り

郵送などで、開示/一部開示/開示決定期間延長/非開示などの決定通知書を受け取ります。ここで、何が公開されて、何が非公開かがわかります。

一部開示は、有印の文書の場合に、印影の偽造などの可能性を防ぐためにそこが黒塗りになる、などのケースがあります。

開示決定期間延長とは、基本的に情報開示は受付から14日間の内に行うと決まっているのですが、作業量が膨大でそれに間に合わない場合などになされます。

7.開示

基本的には受付先の職員と直接手渡しで開示がなされます。コピーの入手を希望した場合、例えばモノクロ1枚10円などの手数料が必要になります。また、郵送されてきた開示決定通知書や一部開示決定通知書の持参が求められます。

なお、希望があれば郵送などでも可能とのことですが、手数料を現金書留などで送る必要があります。