ビジネスをする上では議事録は欠かせません。
つまり、議事録の作成スキルというのは、ビジネスマン、いや、官公庁等の国家に属する業務も含め、
社会人として身に着けるべき必須スキルと言っても過言ではないでしょう。
そんな議事録の作成ですが、議事録に必要な項目はきちんと理解できているでしょうか？
また、議事録の必要性についてきちんと理解できているでしょうか？
今回は、そんな議事録に関してまとめてみました。
そもそも議事録なんて
「会議の内容を録音して後から文字に起こせばいいんでしょ～」
と考えている人も少なくありません。考え方はごもっともで、議事録というのは議事内容を記録したものです。
ですので、音声でも問題ありませんし、文書でも問題ありません。
しかしながら、音声データを毎回会議の後に共有することは非効率です。
音声は確実な記録方法ですが、必要のない会話が含まれていたり、その音声を確認するには時間を要したりと、効率が良い方法とは考えられません。
では書面で記録するとして、そもそもなぜ議事を記録する必要があるのでしょうか？
議事を記録する理由は端的に言えばたった一つです。
会議に参加した人全員に対し、会議内容に関する認識を一致させるためです。つまり、議事録なんぞなくても、会議内容が一致していればなんら問題ないのです。
しかしながら人間とは覚えては忘れてを繰り返す生き物です。
昨日の昼ごはんですら何を食べたか覚えていない人も多いはずです。
そんな低い記憶力しかない人間が複数集まって話し合った内容というのは、誰が出席して、誰が何を発言して、その会議はいつどこで行われたのかなんて、当然月日がたてば覚えていないことが多いわけです。
議事録は月日がたった後に効いてくるものでもありますし、また、会議に参加できなかったメンバーに議事を伝達するための効率的な手段でもあります。
ここまでで、議事録の必要性についてはご理解いただけたでしょうか？
さて、では議事録をきちんと用意するためにはどういう内容のものに仕上げる必要があるのでしょうか？
抑えていただきたい項目は下記８項目です。
・会議の名前
・開催日時と場所
・参加者（組織が違うのであれば所属と名前、場合によっては役職も含む）
・配布資料とその点数（例：協業計画書 1点、市場調査資料 1点 合計2点 など）
・議題
・会議の結論（会議で結論付けられたこと）
・宿題事項（会議が終わってからの対応事項とその担当者）
・具体的な会議内容（発言者と発言内容等）
これら8点は最低限抑えておくべき項目です。会議に参加する前には、上記8点を意識しておくことが望ましいですね。
さて、さらにここからが＋αなスキルになります。
議事録は会議中にある程度ポイントを記録しておき、会議が終わった後に自身で丁寧に文章化することで作成できますが、会議というのはお互いの意思疎通がその場で完結できないケースが多いです。
つまり、A氏は賛成と発言し、B氏は賛成と発言しなかった場合、B氏は必ずしも反対しているとは限らないのです。
賛成と反対しか選択肢がないわけではなく、保留や判断延期や条件付の賛成など、その場合分けは複数存在します。
ですので、議事録を作成する際のテクニックとしては、
「自分に都合の良い内容で書く」
というのが定石です。
上記の例で言うと、「A氏は賛成し、その他の参加者も反対意見を言わなかったため賛成として進行す」という具合です。
自分の主張を賛成に寄せたいのであれば、自分の解釈で議事録を作成することが望ましいでしょう。
ただし、配信後に修正意見を受け付けることはお忘れなく。
いかがでしたでしょうか？議事録の作成一つとっても、少しは予習しとく必要があったのではないでしょうか？
とはいえ、議事録作成において一人前になるには何度も議事録を取る訓練は必要です。
まずは率先して議事録を取って、自身のスキルアップを図ってみてはいかがでしょうか。
