社会人になる前に押さえておきたいビジネスマナーの基本をご紹介いたします。
①メールの書き方
学生時代からインターンシップやアルバイトなどの活動で、社会人とビジネスライクなメールのやり取りを経験していない学生にとっては、メールのご作法がよくわからない方もいるのではないでしょうか？
今回はそんな学生にとって、学んでおいて損はないメールの書き方について述べたいと思います。
メールに必要な項目要素は主に以下の4点です。
１．宛名
２．あいさつ文
３．本文
４．署名
１の宛名は郵便物や宅配物と同じです。メールはもともと手紙を電子にしたものですから、
同じように作ればいいのです。まずはどこの誰宛に出しているメールなのかを明確にしましょう。
例）トリコネ株式会社 第1営業部 佐藤部長
といった具合です。敬称は役職の後に「様」をつける人もいますが、本来は役職とは敬称を兼ねているため「様」は不要です。
複数名いる場合は改行して同様に記載することが望ましいでしょう。
２のあいさつ文は定型文にしているビジネスマンも多いです。
「お世話になっております」や、社内向けならば「お疲れ様です」などです。
メールのラリーが続くと毎回毎回あいさつ文を入れる人も多いですが、公式の案内メールなどでない業務メールの場合は、そうしたあいさつ文は抜いてしまってもかまいません。
2通目以降も毎回「お世話になっております」というのも違和感があると考える人も少なくないでしょう。
３の本文は、趣旨を記載するところです。尊敬語、謙譲語、丁寧語に気を配ってメールを書きましょう。
４の署名も２と同様、定型文にしている人が多いです。
自分の所属、氏名、住所、連絡先を記載することが一般的です。
どこの誰からのメールなのかや、電話したいと思った時にすぐ確認してもらえるよう、電話番号は必ず記載しておきましょう。
②名刺交換の方法
ポイントは相手の目を見て自己紹介すること。
名刺は相手の向きに合わせて差し出すこと。
受け渡してすぐに少し会話をすることの3点です。
渡した後無言になってしまう新社会人も少なくありません。名刺交換するときには、多少相手との関係性について触れるなど、会話をすることを心がけましょう。
③電話の取り次ぎ方法
新人は電話を誰よりも早く取れ！という時代は終わりつつありますが、電話が鳴ったら新人のうちは率先して取るべきです。
理由は３つあります。
１つめは電話に出ることによって会話をすることでビジネストークスキルが身に付きます。
簡単な取り次ぎとはいえ、相手が何を求めているのかを聞きだし、的確な回答を返すという対応が求められるため、取り次ぎをしているだけで知らぬ間にスキルアップしている人も多いでしょう。
２つめは敬語の使い方が自然と身に付きます。
自社の上司や同僚に「さん」をつけて話をしている新人を見ると、まだまだ教育が足りないと感じてしまう上司も多いでしょう。
敬語の使い分けは、新人の時に身に着けておくべき必須スキルです。
３つめは取引先や自社の業務を理解するのに役立ちます。
最初は電話をかけてくる相手の会社名を聞き取れない新人も多いはずです。
何度も受けているうちに、会社名を覚えたり、その会社とどのような業務をしているのかが自然と理解できてきます。
先輩に教わるだけでなく、ちょっとした実践の特訓だと思って積極的に電話受けをしていただきたいものです。
以上、ビジネスマナー基本編でした。学生のうちからなんとなく理解しておければスタートダッシュ間違いなしですね。
